Quantas vezes você sente que tem muitas coisas para fazer ao mesmo tempo, mas o dia passa e parece que nada foi solucionado ? Ou, por não ter definida as prioridades, acabou começando diversas tarefas e não concluindo nenhuma delas ?

Independente de nossas tarefas terem dimensões e prioridades diferentes, o objetivo é sempre igual : fazer o máximo com maior eficiência. Para isso, é necessário gerenciar: Nosso tempo e Nossas atividades. Vamos então falar sobre 6 aspectos que podem lhe ajudar a organizar suas tarefas:

1. Aprenda a Priorizar

Somos humanos e temos nossas limitações. Ao contrário do que diz as histórias da Marvel, não existem super heróis no mundo real. Não adianta querer ser multitarefas, e fazer tudo ao mesmo tempo. No final, acabará não concluindo nada a maneira correta.

Para priorizar, é importante estruturar o que é mais x menos importante. A Matriz de Decisão de Eisenhower é muito usada com esse objetivo. Eisenhower foi o 34º presidente dos Estados Unidos e é autor de uma frase intrigante: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.

Traduzindo, aquilo que é urgente, se tornou urgente porquê não se deu a devida importância prévia.

Já aquilo que consideramos importante, devem ser tratadas com antecedência, pois contribuem para metas, missão, valores e objetivos de longo prazo.

Então, use sabiamente o seu tempo para tratar tarefas não urgentes mas importantes, evitando ficar o tempo todo apagando incêndio na sua gestão, e assim suas tarefas não se tornem urgentes e importantes.

2. Faça um plano

Para que um show seja perfeito, é preciso decidir o enredo e o tempo de cada apresentação. Ao começar o show, é necessário saber como ele vai começar, continuar e terminar.

Não é diferente com nossas tarefas. Para que seu tempo seja direcionado de forma assertiva e funcional, é necessário desenvolver um plano, identificar os responsáveis e prazos de conclusão de cada tarefa.

Toda a equipe precisa ter uma visão detalhada e clara do que precisa ser feito. O Conhecimento deve ser um valor comum entre todos, bem como o que se esperar de cada etapa realizada. Assim todos podem organizar seu tempo e priorizar tarefas todos os dias.

3. Utilize as ferramentas certas

Há ferramentas como Trello, Evernote, Pipefy, Todoist e o próprio Kanban que podem ajudar nessa missão.

No entanto, quando falamos de projetos corporativo em empresas, a organização de tarefas tem que ir para um nível profissional. Não basta apenas deixar tarefas organizadas, é preciso monitorá-las, saber se estão em atraso ou não, quem é o responsável e quais os prazos.

Ou seja, precisam estar em um fluxo.

Exemplo: Contratação de um novo colaborador. A contratação passa por: Divulgação de vagas, entrevistas, aprovação do superior direto e admissão. Uma falha na estruturação de qualquer uma dessas tarefas pode fazer com que uma etapa seja esquecida, ou seja gerenciada sem atenção.

Esse exemplo é apenas um dos inúmeros exemplos que poderiam ser dados sobre a importância de usar as ferramentas certas na gestão e organização de tarefas. Podemos falar de outros processos, como gestão de contratação e serviços, aprovação de campanha, gestão de problema, realização de consulta pública, etc.

4. Rastreamento de tarefas direcionadas

Ao trabalhar com o conceito de organização de tarefas, você verá que existem aquelas que podem ser delegadas. Uma vez que você tenha alocado uma tarefa para um membro da equipe, é interessante utilizar um software que o ajude a manter-se atualizado com o progresso das tarefas delegadas.

Esse tipo de gestão aliada a analise de onde a produtividade está caindo ou onde ela poderá ser mais bem aproveitada, vai indicar onde poderá ser aplicado melhores resultados.

5. Tarefas Organizadas no Lugar Certo

Trabalhar em ambientes que organização de tarefas não tem relevância, com certeza é algo que baixará a produtividade da equipe
Uma das maneiras de manter tarefas organizadas é definir qual é o lugar certo dela, ou qual equipe é sua responsável. De nada adianta você ter uma tarefa em um pedaço de papel, e ter que aguardar a conclusão de outro setor, que depende de saber em qual etapa se encontra em tempo real.

Novamente, a ferramenta é essencial. Ela dará os meios de monitorar e executar tarefas no tempo certo e dentro do prazo necessário, tudo isso em um único lugar, onde seja de fácil acesso para quem tem as permissões de segurança.

6. Faça uma revisão das tarefas

Alguns fazem isso todos os dias, ao final de cada dia. Mas você pode definir um dia por semana para fazer este tipo de análise. Isso vai facilitar que você consiga ver o que precisa melhorar, quais podem ser extintas e quais podem ser incorporadas.

O foco da organização de tarefas não é fazê-lo correr para lá e para cá a fim de executá-las. A ideia não é manter-se sempre ocupado, mais sim realizar tarefas bem direcionadas e assertivas. Assim, usando seu tempo da melhor forma possível.

Dê o passo necessário e reduza seus custos na execução de tarefas

Quando tarefas entram em um fluxo, é bem comum termos gargalos. Para resolver essa questão, e para levar sua empresa no próximo passo do gerenciamento e organização de tarefas, uma plataforma é fundamental.

Com o BPM sua empresa conta com um ambiente único que fornece às equipes total domínio sobre as atividades, tais como: apontamento de horas, controle de prazos, sinalizadores, entre outros.

O Grupo JRB conta com um time de especialistas que pode te ajudar a preparar sua empresa para a transformação digital. Aliado a este conhecimento, o  Fusion Platform é a ferramenta ideal para automatizar os seus processos corporativos, conta com o módulo de BPM, que permite criar e gerenciar processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão.

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