Sabe Mapear um Processo ? Existem alguns conceitos que é necessário entender antes de fazer isso. Vamos lá:

Para que você entenda os exemplos de mapeamento de processos, tenha em mente alguns detalhes:

• Diagrama de processos: é a representação inicial e simplificada do processo a ser modelado. Nesta etapa as atividades são colocadas em ordem de sequência. Esse diagrama inicial pode ser desenvolvido em ferramentas simples como o Microsoft Word.
• Mapa de processos: é o segundo passo. Nele estão incluídos os atores, os resultados, os eventos, as atividades, os fluxos e demais regras de negócios estabelecidas.
• Modelo de processos: é o resultado final desta sequência de etapas que conceituamos aqui. Também podemos dizer que o modelo de processo é a consequência do mapa de processo iniciado na etapa anterior. Além dos elementos citados acima, aqui nesta etapa é onde geralmente incluímos os últimos detalhes para a nossa modelagem, tais como: fórmulas, descrições, comentários, decisões avançadas de fluxo, integrações com outros sistemas e muito mais.

Agora que esclarecemos estes conceitos, veremos algumas dicas de como dar o pontapé inicial para a modelagem do seu processo.

Na prática

Os primeiros itens a serem definidos são o propósito e o objetivo que queremos atingir com a modelagem. Perguntas a serem respondidas incluem:

• Para que iremos mapear o processo?
• Qual o problema principal que desejamos resolver com esse processo?
• O que esperamos deste processo?

Se, por exemplo, tivermos a consciência de que há um problema de comunicação em uma determinada área, podemos pensar no que faz com que as pessoas da organização se sintam perdidas em relação ao processo. Desse modo, teremos que dar uma atenção maior para a forma com que os atores se comunicam, além de averiguar se as informações não são desprezadas no decorrer do processo. Você pode, por exemplo, avaliar:

• Quais as formas que as informações são passadas de pessoa para pessoa?
• Onde são iniciadas as informações essenciais do processo?
• Onde essas informações essenciais estão sendo perdidas?

Já se o objetivo for verificar defeitos que aparecem em uma peça, podemos analisar o caminho que a peça segue dentro das áreas:

• Onde surge a matéria-prima para a peça?
• Como ela sai e chega até determinada área?
• Em que momentos do processo aparecem os defeitos?

Após termos o escopo definido, delimitaremos quais são os limites físicos do processo:

• Quais áreas incluiremos no processo?
• Quais excluiremos?
• Mapearemos o fluxo de qual parte até qual parte do processo?

Quando os limites estiverem claros e definidos, teremos a visão dos pontos de mais atenção no processo, assim como as atividades mais críticas e os pontos onde o seu fluxo pode parar.

Bom, agora que entendemos alguns conceitos e revisamos algumas dicas de como iniciar a modelagem, veremos na prática alguns exemplos de mapeamento de processos que são utilizados no Fusion, por meio de nossos aceleradores (e que poderão servir de inspiração e/ou modelo para você dar início à sua modelagem).

Exemplos de mapeamento de processos

Reembolso de despesas: este é um processo que envolve um solicitante, o departamento financeiro e o gestor da área do solicitante. O processo tem início quando o solicitante pede o reembolso de uma despesa. Em seguida, ele passa por uma análise do departamento financeiro e, se aprovado, é encaminhado para aprovação do gestor. Caso seja negado o processo é encerrado neste momento. Quando aprovado pelo gestor, é realizado o pagamento da despesa e enviado o comprovante de pagamento ao solicitante. O processo, então, é encerrado.

• Registro de Não Conformidade: este é um processo para auxiliar com os registros desta natureza. Ele auxilia no gerenciamento dos tratamentos por meio de planos de ação corretiva e/ou preventiva, análise de causa a partir do Diagrama de Ishikawa e análise de eficácia. Além disso, permite o rastreamento das NC’s para tomada de decisão sobre o histórico gerado.

• Solicitação de compras: este processo inicia no momento em que é feita a solicitação. Após isso, ele entende o material que necessita ser comprado e faz com que o fluxo, depois de aprovado, prossiga nas etapas de cotação, aprovação de cotação, finalização da compra e entrega ao demandante.

• Solicitação de treinamento: este processo permite o gerenciamento das solicitações de treinamento integrado ou não a outros portais internos de RH. O processo se inicia na solicitação do treinamento, onde passa por aprovações de custo. Caso seja aprovado, vai para a realização do treinamento e uma posterior pesquisa de satisfação do treinamento.

• Gestão de suporte: este processo tem como foco o gerenciamento e direcionamento dos incidentes ocorridos tanto dentro do contexto da gestão de TI, quanto de forma mais abrangente a qualquer ocorrência na organização. Permite a segmentação por tipo de incidente, problema, severidade, criticidade ou qualquer outro critério. A forma de representação dele é pelo padrão de Ordem de Serviço, mas pode ser adaptado a qualquer necessidade.

Como vimos nestes exemplos de mapeamento de processos, a tarefa de mapear um processo, definir todos os seus atributos e relações, e iniciar a modelagem do mesmo, não é algo simples. Isso porque é necessário ter um conhecimento absoluto da regra de negócio e das áreas como um todo.

Todavia, com a aplicação das modelagens dos processos tudo se torna mais simples e eficaz para o sucesso da corporação. Uma boa ferramenta de modelagem faz toda a diferença para a gestão dos seus processos.

Todos os exemplos citados acima foram mapeados e modelados na solução de BPM do Fusion Platform.

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