Além de lento, o processo tradicional de assinatura de documentos em papéis pode se tornar um obstáculo nos dias atuais. Felizmente, temos diversas ferramentas computacionais que podem facilitar esse procedimento, o que significa que gradativamente as operações em papel estão sendo abolidas (aliás, já falamos aqui no blog sobre a era paperless).

Por exemplo: imagine que sua empresa deseja vender os serviços para outra organização, mas elas estão em locais diferentes. A diferença entre fechar ou perder um grande negócio sem desperdiçar dias apenas para colher assinaturas em um contrato é essencial. Do mesmo modo, não há explicação para perder produtividade com consecutivos reconhecimentos de firma para os documentos da corporação.

A fim de evitar desgastes como perda de tempo e dinheiro, e para obter segurança, agilidade, armazenamento e monitoramento surgiram meios efetivos para validar documentos. Dentre elas, uma das mais avançadas é a Assinatura Digital.

Afinal, o que é a Assinatura Digital?

Para entendermos o conceito é necessário sabermos um pouco sobre Assinatura Eletrônica, que é um termo bastante amplo e envolve todos os tipos de mecanismos para identificação que usam os meios eletrônicos como validação. Um exemplo clássico seria a assinatura no corpo do e-mail, realizada diretamente no servidor de e-mail ou por meio do upload de uma imagem. A assinatura de e-mail é considerada como uma assinatura eletrônica, mas não digital.

A Assinatura Digital é um tipo mais avançado e seguro de assinatura eletrônica. Elas conseguem cumprir condições legais e legítimas mais rigorosas, oferecendo os mais elevados níveis de confiança sobre a identidade de cada assinatura. Desta maneira, quando um documento é assinado digitalmente, as credenciais do signatário são associadas diretamente ao documento com criptografia segura.

Em muitos países, as Assinaturas Digitais têm o mesmo significado legal que as formas mais tradicionais de documentos assinados. No Brasil, a Assinatura Digital foi viabilizada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que em seu artigo primeiro, estabeleceu o seguinte:

Art. 1º. Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Por que são seguras?

A Assinatura Digital é baseada em criptografia de chave pública, também conhecida como criptografia assimétrica. Emprega algoritmos complexos de chaves públicas como o RSA, onde se pode gerar duas chaves que estão ligadas matematicamente: uma privada e a outra pública.

Para criar uma assinatura digital, o software de assinatura cria um hash (exemplos: MD5, SHA-1, SHA-256) unidirecional dos dados eletrônicos a serem assinados. A chave privada é então utilizada para criptografar o hash. Por sua vez, o hash criptografado juntamente com outras informações, como o algoritmo do hash, é a Assinatura Digital.

Para aumentar a proteção, cada assinatura digital é associada a uma chave pública emitida por uma Autoridade de Certificação (AC) licenciada. Para assinar digitalmente um documento é necessário possuir um Certificado Digital contendo a chave pública, com validade de expiração variando de acordo com a necessidade de cada negócio.

Fonte: Search Security

Confuso?

Explicando em termos simples, a chave privada é para a geração da Assinatura e identificação do Autor. Juntamente no arquivo assinado acompanha a chave pública, derivada da anterior e usada para conferir a validade da assinatura.

Qual é a garantia da Assinatura Digital?

Uma Assinatura Digital apresenta inúmeras vantagens para o seu usuário, como por exemplo:

• Autenticidade: a pessoa assinante é confirmada como tal;
• Integridade: por ser invalidado caso seja efetuado qualquer alteração, garante que o conteúdo não foi adulterado;
• Não Rejeição: as informações são geradas de acordo com a identidade do signatário, ou seja, não existe a possibilidade de negar qualquer associação com o conteúdo assinado;
• Reconhecimento de Firma: é possível assinar arquivos conhecidos como: PDF, Word, Excel, PowerPoint, os quais recebem carimbo de data/hora por um servidor seguro, e podem conter a validade de um reconhecimento de firma.

Como adquiro uma Assinatura Digital?

Primeiro será necessário adquirir um certificado digital, o qual pode ser de pessoa física ou pessoa jurídica. Os valores podem variar bastante. Há uma lista completa no site da ICP e a solicitação e pagamento pode ser feita online, com uma etapa apenas presencial, na qual será necessária a assinatura de documentos, cadastro de senha e outras partes burocráticas.

Após adquirir o certificado você deve escolher o meio pelo qual será armazenada e realizada a confirmação do certificado, como por exemplo: Chave Eletrônica, Cartão Inteligente (necessário uma leitora) ou Token.

Entre estes tipos para armazenamento do Certificado existem os modelos A1 e o A3. A principal diferença entre eles é que:

• O tipo A1 é um Certificado Digital armazenado em um computador ou pen drive;
• O modelo A3 oferece mais segurança, pois é armazenado em uma mídia com chip na forma de um token usb ou SmarCard com segurança criptográfica.

Ambos os tipos garantem autenticidade de uma pessoa física/jurídica no meio eletrônico.

Então, como fazer uma Assinatura Digital?

Agora que sabemos a importância de uma Assinatura Digital, vamos apresentar um passo a passo para assinarmos digitalmente um documento PDF:

• Acesse o leitor de PDF;
• Navegue até o Menu “Ferramentas”;
• Selecione a opção “Certificados” e escolha o documento PDF desejado;
• Clique sobre a opção “Assinar Digitalmente”;
• Selecione a área que será impressa a assinatura no documento em questão;
• Escolha o ID digital e insira a senha cadastrada;
• Pronto, documento assinado.

Assinatura Digital x GED

É possível também efetuar uma Assinatura Digital em outros formatos de documentos, ou até mesmo de forma estruturada por meio do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

Conclusão

Não há dúvidas de que as Assinaturas Digitais oferecem segurança, facilidade e são amplamente usadas para fornecer provas de autenticidade, integridade de dados e não repúdio de comunicações e transações realizadas na Internet.