GED e ECM são dois termos que provavelmente você já deve ter ouvido falar dentro do ambiente corporativo.

Neste artigo vamos falar um pouco sobre eles e quais são suas características.

História

Para entendermos melhor o que significa cada um desses termos voltaremos à década de 90, época que o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) começou a ser utilizado por corporações para o armazenamento de documento. Devido ao desenvolvimento das empresas alguns processos passaram a ser mais complexo, com isso e para que fossem agregadas mais funcionalidades para atender as demandas , surgiu o Enterprise Content Magnament (ECM), sendo considerado uma versão evoluída do GED.

Agora que temos um pouco do contexto histórico vamos a definição de cada termo.

GED

O termo GED, como já dito, significa Gestão Eletrônica de Documentos podendo ser definido como: o uso de um sistema de hadware e software para o armazenamento, gestão e rastreamento de imagens ou documentos eletrônicos baseados em informações em papel que são capturados através de um scanner.

Em resumo o GED facilita o acesso e compartilhamento de documentos dentro de uma organização, fazendo com que se torne prático e seguro a busca por documentos, por ter surgido antes que o ECM, o GED possuí funcionalidades mais básicas, sendo elas:

• Check-in/Check-out para controlar de edições simultâneas para que um documento não sobrescreva o outro.

• Histórico de versões permite que seja visualizado tudo que for alterado no documento, serve para realizar auditorias.

• Anotações e Marcadores.

• “Roll-back”, utilizado para voltar a uma versão do documento.

ECM – Enterprise Content Magnament

A definição de ECM vai muito além do que gerenciar documentos, podendo ser conceituado como a combinação de táticas e ferramentas, para a captura, gerenciamento, armazenamento e compartilhamento de não só documentos, mas toda e qualquer informação que seja relevante para a corporação. Para melhor entendimento separamos o ECM nas seguintes fases:

• Captura: Coleta de informações através de qualquer tipo de mídia e nos meios em que ela se encontram(ERP, WEB, Arquivos digitalizados, etc);
• Gerenciamento: A informação obtida será alocada de acordo com a estrutura determinada, para que possa se manter as informações conectadas ao seus devidos processos.
• Armazenamento: Garantir que as informações serão colocadas no seu devido meio. Além disso é essencial que toda ferramenta de ECM tenha condições de preservar todo conteúdo armazenado, para que o conteúdo armazenado seja utilizado a qualquer momento.
• Compartilhamento: Garantir que a informação armazenada será compartilhada com as pessoas certas, ou seja, a informação será compartilhada de forma segura.

Diante o que já foi abordado, conseguimos perceber a diferença entre os termos, agora quais são as semelhanças?

Semelhanças entre os termos

Listamos abaixo algumas semelhanças entre GED e ECM:

• Integração com sistemas;
• Economia de tempo, logo temos economia de custo;
• Armazenamento em meios digitais;

Desta forma podemos concluir que ambos termos são utilizados para mesma finalidade, entretanto independente do termo sempre é bom pesquisar sobre as funcionalidades do produto que irá atender o seu negócio.

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