Quantas vezes voc\u00ea sente que tem muitas coisas para fazer ao mesmo tempo, mas o dia passa e parece que nada foi solucionado ? Ou, por n\u00e3o ter definida as prioridades, acabou come\u00e7ando diversas tarefas e n\u00e3o concluindo nenhuma delas ?<\/p>\n\n\n\n
Independente de nossas tarefas terem dimens\u00f5es e prioridades diferentes, o objetivo \u00e9 sempre igual : fazer o m\u00e1ximo com maior efici\u00eancia<\/strong>. Para isso, \u00e9 necess\u00e1rio gerenciar: Nosso tempo e Nossas atividades. Vamos ent\u00e3o falar sobre 6 aspectos que podem lhe ajudar a organizar suas tarefas<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n Somos humanos e temos nossas limita\u00e7\u00f5es. Ao contr\u00e1rio do que diz as hist\u00f3rias da Marvel, n\u00e3o existem super her\u00f3is no mundo real. N\u00e3o adianta querer ser multitarefas, e fazer tudo ao mesmo tempo. No final, acabar\u00e1 n\u00e3o concluindo nada a maneira correta. <\/p>\n\n\n\n Para priorizar, \u00e9 importante estruturar o que \u00e9 mais x menos importante. A Matriz de Decis\u00e3o de Eisenhower<\/strong> \u00e9 muito usada com esse objetivo. Eisenhower foi o 34\u00ba presidente dos Estados Unidos e \u00e9 autor de uma frase intrigante: \u201cO que \u00e9 importante raramente \u00e9 urgente e o que \u00e9 urgente raramente \u00e9 importante\u201d.<\/p>\n\n\n\n Traduzindo, aquilo que \u00e9 urgente, se tornou urgente porqu\u00ea n\u00e3o se deu a devida import\u00e2ncia pr\u00e9via. <\/p>\n\n\n\n J\u00e1 aquilo que consideramos importante, devem ser tratadas com anteced\u00eancia, pois contribuem para metas, miss\u00e3o, valores e objetivos de longo prazo.<\/p>\n\n\n\n Ent\u00e3o, use sabiamente o seu tempo para tratar tarefas n\u00e3o urgentes mas importantes, evitando ficar o tempo todo apagando inc\u00eandio na sua gest\u00e3o, e assim suas tarefas n\u00e3o se tornem urgentes e importantes.<\/p>\n\n\n\n Para que um show seja perfeito, \u00e9 preciso decidir o enredo e o tempo de cada apresenta\u00e7\u00e3o. Ao come\u00e7ar o show, \u00e9 necess\u00e1rio saber como ele vai come\u00e7ar, continuar e terminar.<\/p>\n\n\n\n N\u00e3o \u00e9 diferente com nossas tarefas. Para que seu tempo seja direcionado de forma assertiva e funcional, \u00e9 necess\u00e1rio desenvolver um plano, identificar os respons\u00e1veis e prazos de conclus\u00e3o de cada tarefa.<\/p>\n\n\n\n Toda a equipe precisa ter uma vis\u00e3o detalhada e clara do que precisa ser feito. O Conhecimento deve ser um valor comum entre todos, bem como o que se esperar de cada etapa realizada. Assim todos podem organizar seu tempo e priorizar tarefas todos os dias.<\/p>\n\n\n\n H\u00e1 ferramentas como Trello, Evernote, Pipefy, Todoist e o pr\u00f3prio Kanban que podem ajudar nessa miss\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n No entanto, quando falamos de projetos corporativo em empresas, a organiza\u00e7\u00e3o de tarefas tem que ir para um n\u00edvel profissional. N\u00e3o basta apenas deixar tarefas organizadas, \u00e9 preciso monitor\u00e1-las, saber se est\u00e3o em atraso ou n\u00e3o, quem \u00e9 o respons\u00e1vel e quais os prazos.<\/p>\n\n\n\n Ou seja, precisam estar em um fluxo<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Exemplo: Contrata\u00e7\u00e3o de um novo colaborador. A contrata\u00e7\u00e3o passa por: Divulga\u00e7\u00e3o de vagas, entrevistas, aprova\u00e7\u00e3o do superior direto e admiss\u00e3o. Uma falha na estrutura\u00e7\u00e3o de qualquer uma dessas tarefas pode fazer com que uma etapa seja esquecida, ou seja gerenciada sem aten\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Esse exemplo \u00e9 apenas um dos in\u00fameros exemplos que poderiam ser dados sobre a import\u00e2ncia de usar as ferramentas certas na gest\u00e3o e organiza\u00e7\u00e3o de tarefas. Podemos falar de outros processos, como gest\u00e3o de contrata\u00e7\u00e3o e servi\u00e7os<\/strong>, aprova\u00e7\u00e3o de campanha<\/strong>, gest\u00e3o de problema<\/strong>, realiza\u00e7\u00e3o de consulta p\u00fablica<\/strong>, etc.<\/p>\n\n\n\n Ao trabalhar com o conceito de organiza\u00e7\u00e3o de tarefas, voc\u00ea ver\u00e1 que existem aquelas que podem ser delegadas. Uma vez que voc\u00ea tenha alocado uma tarefa para um membro da equipe, \u00e9 interessante utilizar um software que o ajude a manter-se atualizado com o progresso das tarefas delegadas.<\/p>\n\n\n\n Esse tipo de gest\u00e3o aliada a analise de onde a produtividade est\u00e1 caindo ou onde ela poder\u00e1 ser mais bem aproveitada, vai indicar onde poder\u00e1 ser aplicado melhores resultados.<\/p>\n\n\n\n Trabalhar em ambientes que organiza\u00e7\u00e3o de tarefas n\u00e3o tem relev\u00e2ncia, com certeza \u00e9 algo que baixar\u00e1 a produtividade da equipe Novamente, a ferramenta \u00e9 essencial. Ela dar\u00e1 os meios de monitorar e executar tarefas no tempo certo e dentro do prazo necess\u00e1rio, tudo isso em um \u00fanico lugar, onde seja de f\u00e1cil acesso para quem tem as permiss\u00f5es de seguran\u00e7a.<\/p>\n\n\n\n Alguns fazem isso todos os dias, ao final de cada dia. Mas voc\u00ea pode definir um dia por semana para fazer este tipo de an\u00e1lise. Isso vai facilitar que voc\u00ea consiga ver o que precisa melhorar, quais podem ser extintas e quais podem ser incorporadas.<\/p>\n\n\n\n O foco da organiza\u00e7\u00e3o de tarefas n\u00e3o \u00e9 faz\u00ea-lo correr para l\u00e1 e para c\u00e1 a fim de execut\u00e1-las. A ideia n\u00e3o \u00e9 manter-se sempre ocupado, mais sim realizar tarefas bem direcionadas e assertivas. Assim, usando seu tempo da melhor forma poss\u00edvel.<\/p>\n\n\n\n Quando tarefas entram em um fluxo, \u00e9 bem comum termos gargalos. Para resolver essa quest\u00e3o, e para levar sua empresa no pr\u00f3ximo passo do gerenciamento e organiza\u00e7\u00e3o de tarefas, uma plataforma \u00e9 fundamental.<\/p>\n\n\n\n Com o BPM <\/strong>sua empresa conta com um ambiente \u00fanico que fornece \u00e0s equipes total dom\u00ednio sobre as atividades, tais como: apontamento de horas, controle de prazos, sinalizadores, entre outros.<\/p>\n\n\n\n O Grupo JRB conta com um time de especialistas que pode te ajudar a preparar sua empresa para a transforma\u00e7\u00e3o digital. Aliado a este conhecimento, o Fusion Platform<\/strong> \u00e9 a ferramenta ideal para automatizar os seus processos corporativos, conta com o m\u00f3dulo de BPM, que permite criar e gerenciar processos de forma simples e com alto n\u00edvel de integra\u00e7\u00e3o com sistemas de gest\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n Interessado em conhecer mais ? Fale com nosso time de consultores, ser\u00e1 um prazer lhe ajudar.<\/p>\n\n\n\n1. Aprenda a Priorizar<\/h2>\n\n\n\n
2. Fa\u00e7a um plano<\/h2>\n\n\n\n
3. Utilize as ferramentas certas<\/h2>\n\n\n\n
4. Rastreamento de tarefas direcionadas<\/h2>\n\n\n\n
5. Tarefas Organizadas no Lugar Certo<\/h2>\n\n\n\n
Uma das maneiras de manter tarefas organizadas \u00e9 definir qual \u00e9 o lugar certo dela, ou qual equipe \u00e9 sua respons\u00e1vel. De nada adianta voc\u00ea ter uma tarefa em um peda\u00e7o de papel, e ter que aguardar a conclus\u00e3o de outro setor, que depende de saber em qual etapa se encontra em tempo real. <\/p>\n\n\n\n6. Fa\u00e7a uma revis\u00e3o das tarefas<\/h2>\n\n\n\n
D\u00ea o passo necess\u00e1rio e reduza seus custos na execu\u00e7\u00e3o de tarefas<\/h2>\n\n\n\n