{"id":237,"date":"2019-09-19T12:40:43","date_gmt":"2019-09-19T12:40:43","guid":{"rendered":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/?p=237"},"modified":"2019-10-16T18:48:09","modified_gmt":"2019-10-16T18:48:09","slug":"projetos-paperless-como-porque-e-como-eliminar-o-papel-nos-processos-de-sua-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/2019\/09\/19\/projetos-paperless-como-porque-e-como-eliminar-o-papel-nos-processos-de-sua-empresa\/","title":{"rendered":"Projetos Paperless: porque, e como eliminar o papel nos processos de sua empresa?"},"content":{"rendered":"\n

Em uma empresa paperless, contratos s\u00e3o assinados em quest\u00e3o de minutos<\/strong>, n\u00e3o h\u00e1 necessidade de reconhecer firmas, arquivos s\u00e3o localizados rapidamente em ferramentas avan\u00e7adas de busca e custos administrativos com papel, toner, tinta, pastas e caixas-arquivo simplesmente deixam de existir. Esse \u00e9 o cen\u00e1rio t\u00edpico de uma organiza\u00e7\u00e3o imersa na era dos neg\u00f3cios digitais.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Nas demais empresas, por outro lado, tudo ainda tramita em papel, com documentos sendo extraviados constantemente, o que gera multas frequentes do Fisco e de auditores do trabalho.<\/p>\n\n\n\n

Nesse contexto, funcion\u00e1rios perdem centenas de horas por ano por terem que procurar documentos ou at\u00e9 recriar alguns que eventualmente desaparecem. Isso sem falar nos neg\u00f3cios que deixam de ser fechados pelo longo tempo de assinatura dos contratos.<\/p>\n\n\n\n

Agora reflita: se essas organiza\u00e7\u00f5es fossem concorrentes, qual tenderia a se manter no mercado? Qual seria eliminada pelo obsoletismo e pelo conservadorismo na manuten\u00e7\u00e3o de seus processos anal\u00f3gicos?<\/strong> N\u00e3o tem jeito: \u00e9 hora de sua empresa se tornar paperless!<\/strong> Continue acompanhando para entender como e por que eliminar o papel do seu business!<\/p>\n\n\n\n

Os altos custos anal\u00f3gicos<\/h2>\n\n\n\n

Por se tratar de um h\u00e1bito secular, o alto custo da tramita\u00e7\u00e3o de documentos f\u00edsicos acaba sendo ignorado pelas companhias. Voc\u00ea j\u00e1 ouviu falar que n\u00e3o se sente falta do que n\u00e3o se conhece<\/em>? Pois at\u00e9 o surgimento do modelo empresarial paperless, muitos gestores n\u00e3o faziam ideia do tamanho da despesa que os processos anal\u00f3gicos geravam em uma organiza\u00e7\u00e3o. Voc\u00ea tamb\u00e9m n\u00e3o sabe ao certo?<\/p>\n\n\n\n

No entanto, alguns estudos recentes abriram a ferida sobre o tema. Os danos financeiros de ter pap\u00e9is na corpora\u00e7\u00e3o v\u00e3o muito al\u00e9m da compra das resmas.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Na realidade, os danos envolvem at\u00e9 o tempo que os funcion\u00e1rios gastam procurando informa\u00e7\u00f5es<\/strong>, bem como o desperd\u00edcio <\/strong>de produtividade causado pelas assinaturas \u00e0 caneta e o custo de recriar um arquivo extraviado.<\/p>\n\n\n\n

A RE\/MAX, por exemplo, maior rede de franquias imobili\u00e1rias do mundo, com mais de 7 mil unidades e mais de 100 mil corretores, conseguiu reduzir o lapso presente na assinatura dos contratos de loca\u00e7\u00e3o de 7 a 15 dias para apenas 1 dia! J\u00e1 na HP, uma gigante do mercado de computadores, impressoras e multifuncionais, um contrato demorava em m\u00e9dia 76 dias para ser assinado. Atualmente, pode ser assinado em poucos minutos! O processo completo de gera\u00e7\u00e3o e arquivamento de contratos tinha 23 passos. Hoje, tem apenas 7.<\/p>\n\n\n\n

Com esses dados em mente, reflita: ser\u00e1 que deixar a transforma\u00e7\u00e3o digital para depois \u00e9 realmente econ\u00f4mico?<\/p>\n\n\n\n

Empresas paperless saem na frente<\/h2>\n\n\n\n

Adotando uma plataforma de assinatura eletr\u00f4nica, os documentos de qualquer empresa podem ser assinados a um s\u00f3 clique e em pouqu\u00edssimos segundos. Al\u00e9m do mais, o arquivamento de documentos em nuvem permite que gestores e funcion\u00e1rios autorizados acessem dados da empresa a partir de smartphones, facilitando novas formas de colabora\u00e7\u00e3o, como home office ou BYOD, o que tamb\u00e9m d\u00e1 mais agilidade e flexibilidade ao neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

Como se n\u00e3o bastasse, o alto grau de seguran\u00e7a de dados presente nas solu\u00e7\u00f5es de armazenamento em nuvem (com backups autom\u00e1ticos, hierarquia de permiss\u00f5es e autentica\u00e7\u00e3o de 2 fatores) reduzem significativamente as chances de acesso indevido, de adultera\u00e7\u00f5es e extravios.<\/p>\n\n\n\n

Imagine se contratos em papel fossem danificados propositalmente por um funcion\u00e1rio mal-intencionado que tivesse acesso \u00e0s salas de arquivo? Pois quem assina e armazena seus documentos digitalmente n\u00e3o tem essa preocupa\u00e7\u00e3o! No fim das contas, eliminar o papel da empresa traz muitos benef\u00edcios, como:<\/p>\n\n\n\n