{"id":245,"date":"2019-10-10T11:26:19","date_gmt":"2019-10-10T11:26:19","guid":{"rendered":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/?p=245"},"modified":"2019-10-10T11:26:19","modified_gmt":"2019-10-10T11:26:19","slug":"ged-como-implantar-em-uma-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/2019\/10\/10\/ged-como-implantar-em-uma-empresa\/","title":{"rendered":"GED &#8211; Como implantar em uma empresa ?"},"content":{"rendered":"\n<p>Quantos documentos est\u00e3o sobre a sua mesa agora? E na gaveta? Na sua empresa s\u00e3o in\u00fameras as pastas que guardam os mais variados tipos de documentos? J\u00e1 pensou no custo que toda essa papelada gera, ou no quanto procurar um documento manualmente pode baixar a sua produtividade ou at\u00e9 mesmo atrasar seus prazos? E se um documento confidencial cair nas m\u00e3os de uma pessoa sem autoriza\u00e7\u00e3o para v\u00ea-lo? Como cobrir as brechas de falhas que documentos impressos podem deixar?<\/p>\n\n\n\n<p>Pode at\u00e9 ser que voc\u00ea j\u00e1 tenha pensado nessas quest\u00f5es, mas \u201ccomo mudar algo que vem sendo feito da mesma maneira h\u00e1 tempos\u201d? Voc\u00ea pode n\u00e3o acreditar, mas essa \u00e9 uma d\u00favida normal. Por isso, j\u00e1 adianto: \u201cCalma! Tem solu\u00e7\u00e3o (e ela est\u00e1 na Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos)\u201d.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que \u00e9 o GED e como ele pode contribuir para a minha organiza\u00e7\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n<p><strong>Trata do gerenciamento de diferentes tipos de documentos<\/strong>, garantindo funcionalidades como: criar, armazenar, editar, processar, imprimir e executar a\u00e7\u00f5es sobre documentos em formatos de imagem, v\u00eddeo, \u00e1udio e texto. Al\u00e9m dessas fun\u00e7\u00f5es de gerenciamento, ainda \u00e9 poss\u00edvel organizar, recuperar, distribuir e descartar documentos, de forma eficaz e segura, garantindo que estes estar\u00e3o dispon\u00edveis no momento correto para as pessoas com as devidas autoriza\u00e7\u00f5es de acesso.<\/p>\n\n\n\n<p>Implantar um sistema de GED significa transformar a organiza\u00e7\u00e3o em uma\u00a0(sem papel). A princ\u00edpio, isso pode parecer um bicho de sete cabe\u00e7as, mas respire aliviado, n\u00e3o \u00e9! No entanto, \u00e9 uma tarefa que vai exigir dedica\u00e7\u00e3o e colabora\u00e7\u00e3o de todos.<\/p>\n\n\n\n<p>Para motivar a empresa a implantar um sistema de GED \u00e9 bom avaliar quais ser\u00e3o os benef\u00edcios:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><a href=\"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/2019\/09\/19\/projetos-paperless-como-porque-e-como-eliminar-o-papel-nos-processos-de-sua-empresa\/\">Organiza\u00e7\u00e3o Paperless<\/a>: transforma\u00e7\u00e3o de papel para informa\u00e7\u00e3o digital;<\/li><li>Processo menos custoso;<\/li><li>Empresa amiga do meio ambiente;<\/li><li>Controle de acesso de documentos promovendo maior seguran\u00e7a;<\/li><li>Organiza\u00e7\u00e3o do fluxo de trabalho resultando em efici\u00eancia e produtividade;<\/li><li>Controle de vers\u00f5es, revis\u00f5es e aprova\u00e7\u00f5es;<\/li><li>Assinaturas Digitais com certificados no padr\u00e3o ICP-Brasil;<\/li><li>Busca por conte\u00fados e palavras-chaves dentro do documento.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Agora, sabendo quais s\u00e3o os benef\u00edcios, vem a pergunta: Quais s\u00e3o as ferramentas utilizados para resultar em tais benef\u00edcios?<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Coordena\u00e7\u00e3o de edi\u00e7\u00e3o simult\u00e2nea para garantir que as altera\u00e7\u00f5es no documento realizadas por uma determinada pessoa n\u00e3o substituam as de outra pessoa, sendo Check-In para sinalizar documentos dispon\u00edveis para edi\u00e7\u00e3o e Check Out para mostrar os documentos indispon\u00edveis por j\u00e1 estarem sendo editados.<\/li><li>Controle de vers\u00e3o, salvando diferentes vers\u00f5es do documento, cada qual com as suas informa\u00e7\u00f5es de altera\u00e7\u00f5es e respons\u00e1veis pelas mesmas, possibilitando que sejam restauradas conforme necess\u00e1rio.<\/li><li>Controle de Acesso e Seguran\u00e7a, possibilitando que as permiss\u00f5es de acesso sejam atribu\u00eddas a cada novo documento para usu\u00e1rios, pap\u00e9is ou grupos.<\/li><li>Assinaturas digitais com certificados no padr\u00e3o ICP-Brasil em documentos eletr\u00f4nicos<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ok, j\u00e1 sabemos os benef\u00edcios e suas ferramentas. Chegou a hora de conhecermos quais os passos para implantar um sistema de GED no ambiente empresarial.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">PASSO A PASSO:<\/h2>\n\n\n\n<p>A fim de auxiliar voc\u00ea e sua empresa a implantar um sistema de GED e tornar essa transforma\u00e7\u00e3o um processo mais simples e descomplicado, explicamos o passo a passo EPEDA (acr\u00f4nimo para Encoraje, Planeje, Estabele\u00e7a prazos, Descarte documentos, Automatize):<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\"><li><strong>Encoraje:<\/strong>&nbsp;motive todos os seus colaboradores a respeito da implanta\u00e7\u00e3o da Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos (acreditamos que os benef\u00edcios citados anteriormente ser\u00e3o \u00f3timos argumentos!). Assim todos estar\u00e3o orientados, inclinados e preparados para a transforma\u00e7\u00e3o digital.<\/li><li><strong>Planeje:<\/strong>&nbsp;muitas tarefas e an\u00e1lises importantes chegar\u00e3o com o GED. Elas devem ser feitas com cuidado e aten\u00e7\u00e3o, por isso, sugerimos um planejamento de atividades. Somente assim voc\u00ea vai conseguir definir quanto tempo levar\u00e1 para ser a mais nova empresa em ambiente paperless, al\u00e9m de conseguir garantir que o seu objetivo n\u00e3o se perca.<\/li><li><strong>Estabele\u00e7a prazos:<\/strong>&nbsp;Juntamente com o planejamento, est\u00e3o os prazos. Defina datas a respeito da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos. No in\u00edcio ser\u00e1 um grande volume de documentos que ser\u00e3o digitalizados, por isso, nessa etapa cabe uma avalia\u00e7\u00e3o do que realmente deve passar pela digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>Cada departamento poder\u00e1 classificar os documentos de duas formas: aqueles que podem ser descartados sem serem digitalizados, e os que devem ser armazenados digitalmente. Isso exigir\u00e1 uma demanda de esfor\u00e7o maior (claro que isso pode variar de empresa para empresa, pois \u00e9 sobre quanto a sua empresa utiliza documentos em papel). Mesmo assim, n\u00e3o desista!<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\"><li><strong>Descarte documentos:&nbsp;<\/strong>mas s\u00f3 depois de um per\u00edodo de 30 e 90 dias, dessa maneira voc\u00ea garante um tipo de backup caso ocorra algum erro de digitaliza\u00e7\u00e3o durante o passo 3. Ap\u00f3s esse per\u00edodo, a sua confian\u00e7a no gerenciamento de documentos eletr\u00f4nicos vai estar fortalecida e voc\u00ea se sentir\u00e1 bem mais confort\u00e1vel para se desfazer da papelada toda!<\/li><li><strong>Automatize:<\/strong>&nbsp;depois de reduzir bruscamente (ou at\u00e9 mesmo eliminar) os documentos f\u00edsicos em sua empresa, \u00e9 preciso:<\/li><\/ol>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Organiz\u00e1-los em sua Central de Documentos:<\/strong>&nbsp;o processo de publica\u00e7\u00e3o de documentos conta com a etapa de tipos de documentos, que ocorre anteriormente \u00e0 publica\u00e7\u00e3o do documento. Nela s\u00e3o definidos campos para aquele padr\u00e3o de documento. Por exemplo, suponha que est\u00e3o sendo digitalizados os cadastros de clientes junto de um contrato de servi\u00e7o. Em Tipo de Documento ser\u00e1 cadastrado ent\u00e3o o \u201cCadastro de Clientes\u201d. Nele voc\u00ea informar\u00e1 os campos necess\u00e1rios para identificar cada um e no campo arquivo ir\u00e1 inserir o documento de contrato digitalizado.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Na etapa seguinte, j\u00e1 na central de documentos voc\u00ea poder\u00e1 ent\u00e3o publicar um documento com esse tipo, inserindo as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias e anexando o documento que foi digitalizado. Ent\u00e3o repetir\u00e1 essa a\u00e7\u00e3o at\u00e9 cadastrar todos os documentos.<\/p>\n\n\n\n<p>A organiza\u00e7\u00e3o de documentos conta ainda com pastas e subpastas armazenadas na central de documentos, al\u00e9m de permiss\u00f5es de acesso que podem ser configuradas tanto nas pastas quanto nos pr\u00f3prios documentos.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Automatizar processos:<\/strong>&nbsp;anteriormente, como era feito um cadastro e contrato de cliente na sua empresa? Qual setor iniciava esse cadastro? Passava por aprova\u00e7\u00e3o de determinados colaboradores? Quem possui acesso a estas informa\u00e7\u00f5es? Pense em todas as possibilidades sobre um processo que gera ou comp\u00f5e um documento. Pensou? Perceba que um simples documento possui um fluxo de acontecimentos, sendo que cada um possui suas particularidades sobre permiss\u00f5es e disponibilidade para cada usu\u00e1rio. Por exemplo, quem poder\u00e1 visualizar, editar, excluir um documento?<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Em geral, a automatiza\u00e7\u00e3o permite a publica\u00e7\u00e3o e controle de documentos de maneira mais segura e precisa, al\u00e9m de possuir a vantagem de concentrar esse volume de documentos em um s\u00f3 lugar.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Concluindo<\/h2>\n\n\n\n<p>Muitas pessoas ainda sentem mais seguran\u00e7a em ter o documento impresso, justamente por ser algo palp\u00e1vel. Mas ao analisar os benef\u00edcios de custos, produtividade, efici\u00eancia, seguran\u00e7a e praticidade, o GED se torna uma ferramenta essencial na gest\u00e3o do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n<p>De primeira impress\u00e3o, implantar um sistema de GED pode gerar d\u00favidas em empresas com grande volume de documentos. Por esse motivo, dar o pontap\u00e9 inicial e, principalmente, seguir nesse processo poder ser trabalhoso.<\/p>\n\n\n\n<p>Para isso, \u00e9 preciso encorajamento. Todos os colaboradores, engajados e orientados, devem vestir a camisa do ambiente Paperless, seguindo o passo a passo para fazer a implanta\u00e7\u00e3o de forma eficiente e organizada.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Quantos documentos est\u00e3o sobre a sua mesa agora? E na gaveta? Na sua empresa s\u00e3o in\u00fameras as pastas que guardam os mais variados tipos de documentos? 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