{"id":307,"date":"2021-02-23T13:42:15","date_gmt":"2021-02-23T13:42:15","guid":{"rendered":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/?p=307"},"modified":"2021-02-23T13:42:15","modified_gmt":"2021-02-23T13:42:15","slug":"ecm-organize-o-conteudo-de-sua-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/2021\/02\/23\/ecm-organize-o-conteudo-de-sua-empresa\/","title":{"rendered":"ECM &#8211; Organize o Conte\u00fado de sua Empresa"},"content":{"rendered":"\n<p>\u00a0 A sigla ECM significa Enterprise Content Management \u2013 em tradu\u00e7\u00e3o livre \u201cGerenciamento de Conte\u00fado Empresarial\u201d \u2013 e foi criada em 2000 por uma organiza\u00e7\u00e3o americana chamada AIIM (Association for Information and Image Management). Pode ser definido como um conjunto de tecnologias utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar informa\u00e7\u00f5es. A seguir uma breve explica\u00e7\u00e3o sobre cada etapa.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Capturar: <\/strong>resume-se na busca de informa\u00e7\u00f5es em diferentes fontes \u2013 podendo ser obtido de qualquer tipo de m\u00eddia, como smartphones, scanners etc. \u2013 e realizar a inser\u00e7\u00e3o do conte\u00fado no sistema;<\/li><li><strong>Gerenciar:<\/strong> organizar as informa\u00e7\u00f5es e definir permiss\u00f5es para que os dados possam ser encontrados a quem se destinam;<\/li><li><strong>Armazenar:<\/strong> encontrar um local adequado\/condizente para armazenar as informa\u00e7\u00f5es;<\/li><li><strong>Preservar:<\/strong> cuidar das informa\u00e7\u00f5es a longo prazo, a fim de mant\u00ea-las sempre conservadas e dispon\u00edveis quando for necess\u00e1rio (essa fase deve ser pensada para o futuro da organiza\u00e7\u00e3o);<\/li><li><strong>Disponibilizar:<\/strong> fazer com que as informa\u00e7\u00f5es sejam apresentadas \u00e0s pessoas e em momentos corretos.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Essas s\u00e3o informa\u00e7\u00f5es importantes sobre as fases da gest\u00e3o de documentos, mas para voc\u00ea conseguir entender se o ECM \u00e9 para sua organiza\u00e7\u00e3o, vem a pergunta:<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Como o ECM pode ser utilizado em uma empresa?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Agora que j\u00e1 sabemos o que \u00e9, podemos descrever como podemos utilizar o ECM dentro da empresa e por quais motivos.<\/p>\n\n\n\n<p>O ECM tem o poder de simplificar e descomplicar a administra\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es dentro da organiza\u00e7\u00e3o, utilizando a gest\u00e3o de documentos, defini\u00e7\u00e3o de workflow de trabalho e a extra\u00e7\u00e3o e transforma\u00e7\u00e3o de dados em informa\u00e7\u00f5es para a tomada de decis\u00f5es. Apesar desses pontos, \u00e9 preciso entender na pr\u00e1tica como essas tecnologias englobadas no ECM podem nos ajudar.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Armazenamento e gerenciamento de documentos:<\/strong>\u00a0sem depend\u00eancia de registros f\u00edsicos, que consequentemente gera mais seguran\u00e7a aos utilizadores, pois se elimina a chance de perda ou extravio e documentos. Com um ECM, a empresa ganha em rastreabilidade das informa\u00e7\u00f5es e arquivos de modo \u00e1gil (utilizando a indexa\u00e7\u00e3o), atrav\u00e9s da busca de palavras-chaves ou at\u00e9 mesmo palavras contidas dentro do documento e\/ou arquivos \u2013 tamb\u00e9m chamado de OCR, que \u00e9 o reconhecimento \u00f3tico de caracteres. Al\u00e9m da identifica\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es dentro de arquivos, essa funcionalidade tamb\u00e9m permite a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos;<\/li><li><strong>Redu\u00e7\u00e3o de gastos e otimiza\u00e7\u00e3o de espa\u00e7o:<\/strong>\u00a0o fato de possuir todos os dados em meio tecnol\u00f3gico faz com que a\u00a0utiliza\u00e7\u00e3o de pap\u00e9is possa ser quase extinta\u00a0da empresa. Isso gera uma diminui\u00e7\u00e3o na utiliza\u00e7\u00e3o de papel e consequentemente, um menor gasto com esse tipo de material e a libera\u00e7\u00e3o de espa\u00e7os que anteriormente estavam ocupados, que podem ter outra funcionalidade;<\/li><li><strong>Melhor estrutura\u00e7\u00e3o dos processos internos e integra\u00e7\u00e3o:<\/strong>\u00a0um workflow de trabalho pode ser modelado para contemplar qualquer regra de neg\u00f3cio, ou seja, podemos envolver diversas \u00e1reas da empresa. As a\u00e7\u00f5es que dependem de pap\u00e9is externos, como fornecedores e clientes, podem ser inclu\u00eddas no processo, onde todas as trocas de informa\u00e7\u00f5es podem ser feitas dentro da ferramenta, em tempo real e a partir de qualquer tipo de dispositivo;<\/li><li><strong>Seguran\u00e7a das informa\u00e7\u00f5es:<\/strong>\u00a0al\u00e9m dos dados ficarem protegidos por login com senha, tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel definir permiss\u00f5es dentro da ferramenta. Essas permiss\u00f5es podem ser aplicadas em documentos, pastas, processos, consultas e at\u00e9 mesmo em m\u00f3dulos inteiros, e podem ser separados por grupos, pap\u00e9is e usu\u00e1rios;<\/li><li><strong>Integra\u00e7\u00e3o entre processos e documentos:<\/strong>\u00a0processos (BPM) e documentos (GED) s\u00e3o duas vertentes consideradas distintas dentro do ECM, por\u00e9m, nada impede que os dois possam se relacionar. Por exemplo, podemos configurar libera\u00e7\u00f5es de vers\u00f5es de documentos que possuam processos de aprova\u00e7\u00e3o e tamb\u00e9m podemos criar fluxos que contemplem arquivos liberados no gerenciador de documentos (GED) para compor a informa\u00e7\u00e3o das tarefas;<\/li><li><strong>Versionamento:<\/strong>\u00a0o versionamento de documentos \u00e9 o mais comum encontrado nas ferramentas do tipo ECM. Podemos versionar as informa\u00e7\u00f5es de usu\u00e1rios, modelagens de processos e as informa\u00e7\u00f5es cruciais para o funcionamento do sistema, como as configura\u00e7\u00f5es de e-mail, de autentica\u00e7\u00e3o e tudo que inclui a parte administrativa da ferramenta. Quando citamos o versionamento, podemos exemplific\u00e1-lo melhor como um hist\u00f3rico de altera\u00e7\u00f5es que o objeto sofreu durante o tempo \u2013 quem alterou, em que data e hor\u00e1rio e qual foi a altera\u00e7\u00e3o realizada.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Pode-se afirmar sucintamente que o ECM \u00e9 um facilitador de gerenciamento de informa\u00e7\u00f5es e, por consequ\u00eancia, permite um ganho de produtividade e tempo, al\u00e9m da redu\u00e7\u00e3o de custos.<\/p>\n\n\n\n<p>N\u00e3o perca tempo. Entre em contato conosco. Estamos h\u00e1 disposi\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>(71) 3288-3223<\/p>\n\n\n\n<p>Grupo JRB<\/p>\n\n\n\n<p>comercial@grupojrb.com.br<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00a0 A sigla ECM significa Enterprise Content Management \u2013 em tradu\u00e7\u00e3o livre \u201cGerenciamento de Conte\u00fado Empresarial\u201d \u2013 e foi criada em 2000 por uma organiza\u00e7\u00e3o americana chamada AIIM (Association for Information and Image Management). Pode[&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":308,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[4,5,2],"tags":[],"class_list":["post-307","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-documentos-ecm","category-outsourcing-de-impressao","category-processos-bpm"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/307","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=307"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/307\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":309,"href":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/307\/revisions\/309"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/308"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=307"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=307"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=307"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}