{"id":319,"date":"2021-04-07T11:31:44","date_gmt":"2021-04-07T11:31:44","guid":{"rendered":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/?p=319"},"modified":"2021-04-07T11:31:44","modified_gmt":"2021-04-07T11:31:44","slug":"organize-seus-arquivos-antigos-chega-de-arquivo-morto","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/grupojrb.com.br\/blog\/2021\/04\/07\/organize-seus-arquivos-antigos-chega-de-arquivo-morto\/","title":{"rendered":"Organize seus Arquivos Antigos, Chega de Arquivo Morto"},"content":{"rendered":"\n<p>Quando uma empresa est\u00e1 nos seus primeiros anos, \u00e9 normal (apesar de n\u00e3o indicado) ela manter arquivos de clientes e fornecedores nas gavetas para serem acessados com apenas uma esticada da m\u00e3o. Mas conforme o neg\u00f3cio vai crescendo, aumenta tamb\u00e9m a quantidade de papel e, se antes os registros podiam ser deixados at\u00e9 mesmo nas mesas do escrit\u00f3rio, agora isso passa a ser imposs\u00edvel por quest\u00e3o de espa\u00e7o.<\/p>\n\n\n\n<p>Muitos desses documentos s\u00e3o os chamados registros ativos, que s\u00e3o justamente os documentos que ainda est\u00e3o sendo usados ativamente por uma empresa. Geralmente, s\u00e3o acessados di\u00e1ria ou mensalmente. Referem-se aos tipos de documentos que, se estiverem impressos, localizam-se em um local de f\u00e1cil acesso.<\/p>\n\n\n\n<p>Com o passar do tempo, muitos deles passam a n\u00e3o serem mais usados, mas isso n\u00e3o significa que perderam a import\u00e2ncia seja para a empresa, seja por quest\u00f5es legais.<\/p>\n\n\n\n<p>Nas grandes organiza\u00e7\u00f5es, esses registros podem ser um verdadeiro problema, pois o espa\u00e7o para armazenar algo que n\u00e3o \u00e9 usado constantemente pode representar um alto custo. O dilema fica maior ainda quando muitos desses documentos j\u00e1 podem ser descartados, mas ningu\u00e9m nem se lembra disso.<\/p>\n\n\n\n<p>A boa not\u00edcia \u00e9 que com a automatiza\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de documentos \u00e9 poss\u00edvel dar adeus ao arquivo morto. Aprenda como neste artigo.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que \u00e9 um arquivo morto?<\/h2>\n\n\n\n<p>Todo documento que n\u00e3o \u00e9 mais necess\u00e1rio nas opera\u00e7\u00f5es di\u00e1rias de uma organiza\u00e7\u00e3o, mas que deve ser mantido para fins hist\u00f3ricos, administrativos ou legais, \u00e9 conhecido por arquivo morto.<\/p>\n\n\n\n<p>Existem alguns motivos pelos quais uma empresa precisa reter esse tipo de arquivo. S\u00e3o eles:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Alguns documentos precisar\u00e3o ser acessados em algum momento e, portanto, devem ser guardados;<\/li><li>Alguns registros podem precisar ser mantidos permanentemente por quest\u00f5es legais, cont\u00e1beis, fiscais etc.;<\/li><li>Alguns documentos podem servir como refer\u00eancia para cria\u00e7\u00e3o de um novo ou at\u00e9 para atualiza\u00e7\u00f5es;<\/li><li>Muitos documentos devem ser retidos at\u00e9 atingirem seu ciclo de vida definido no planejamento de reten\u00e7\u00e3o de registros.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Esses documentos \u2013 os arquivos mortos \u2013 podem apresentar uma infinidade de desafios para as nossas empresas. Quando armazenados fisicamente, os mais expressivos dos desafios s\u00e3o os altos custos de manuten\u00e7\u00e3o, o espa\u00e7o para armazenamento e o tempo perdido para gerenci\u00e1-los.<\/p>\n\n\n\n<p>Sobre a manuten\u00e7\u00e3o, n\u00e3o podemos esquecer os riscos envolvidos, como \u00e9 o caso das viola\u00e7\u00f5es de seguran\u00e7a de dados e problemas que podem acontecer caso a empresa passe por um desastre como inc\u00eandio e alagamento, resultando na perda dos registros.<\/p>\n\n\n\n<p>Outra quest\u00e3o importante a considerar est\u00e1 no fato de que dentro do arquivo morto h\u00e1 aqueles documentos que tornaram-se in\u00fateis e podem ser descartados. No entanto, se a empresa n\u00e3o tem controle desses documentos, \u00e9 muito prov\u00e1vel que eles acabem sendo armazenados por anos, ocupando um espa\u00e7o que n\u00e3o precisaria.<\/p>\n\n\n\n<p>Para reverter esse necess\u00e1rio, \u00e9 preciso \u2013 desculpe a brincadeira \u2013 \u201cmatar o arquivo morto\u201d.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Como dar um fim ao arquivo morto?<\/h2>\n\n\n\n<p>Arquivos mortos consistem em documentos e outras informa\u00e7\u00f5es que n\u00e3o s\u00e3o mais necess\u00e1rias para conduzir os neg\u00f3cios diariamente. Ou seja, entendemos que s\u00e3o aqueles registros que sua empresa precisa guardar, mas que poder\u00e3o ser utilizados apenas eventualmente, ou que perderam a validade mas que continuam tomando espa\u00e7o.<\/p>\n\n\n\n<p>Confira, a seguir, o que fazer para dar um jeito nessa situa\u00e7\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Digitalize os documentos<\/h3>\n\n\n\n<p>A primeira etapa \u00e9 desenvolver um sistema de gerenciamento de armazenamento de arquivo morto que:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Seja f\u00e1cil de ser recuperado, isto \u00e9, caso algu\u00e9m precise do documento inativo ele deve ser f\u00e1cil de ser encontrado;<\/li><li>Que seja descartado caso n\u00e3o tenha utilidade.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso \u2013 e algo pra destacar \u2013 \u00e9 que como o ECM gerencia conte\u00fado de modo geral, contar com ele significa n\u00e3o apenas ter um documento digitalizado, mas ter todo o seu conte\u00fado reconhecido, pois bons softwares de ECM contam com a&nbsp;<strong>tecnologia OCR (Optical Character Recognition)<\/strong>, a qual serve para reconhecer textos nos documentos digitalizados, e&nbsp;<strong>BarCoding (C\u00f3digo de Barras)<\/strong>,<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Entenda o ciclo de vida dos seus documentos<\/h3>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\"><li><strong>\u00a0Cria\u00e7\u00e3o: <\/strong>Produ\u00e7\u00e3o de formul\u00e1rios e utiliza\u00e7\u00e3o de tecnologias modernas ao processo.<\/li><li><strong>\u00a0Utiliza\u00e7\u00e3o:<\/strong> Contempla a utiliza\u00e7\u00e3o dos documentos para realizar atividades de uma organiza\u00e7\u00e3o. Aborda a gest\u00e3o dos arquivos, aperfei\u00e7oamento dos sistemas de arquivo e automa\u00e7\u00e3o dos processos.<\/li><li><strong>\u00a0Arquivamento:<\/strong> Aborda os processos de conserva\u00e7\u00e3o e preserva\u00e7\u00e3o dos documentos, a constru\u00e7\u00e3o de pol\u00edticas de acesso e cria\u00e7\u00e3o de metadados.<\/li><li><strong>\u00a0Descarte:<\/strong> Contempla a tomada de decis\u00e3o a respeito da conserva\u00e7\u00e3o do documento e a cria\u00e7\u00e3o de programas de reten\u00e7\u00e3o.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>Na \u00faltima etapa, portanto, \u00e9 que se define se o registro ser\u00e1 eliminado ou se ser\u00e1 arquivado, podendo ser transformado em arquivo morto.<\/p>\n\n\n\n<p>Entenda que a decis\u00e3o de quando um documento torna-se inativo e quais tipos de documentos receber\u00e3o esse status, depende muito da necessidade e do documento propriamente dito. Isso nos leva ao pr\u00f3ximo passo.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Determine quando o registro ser\u00e1 um arquivo morto e o que fazer com ele<\/h3>\n\n\n\n<p>Voc\u00ea pode fazer esse controle manualmente em uma planilha, por exemplo, mas, assim como comentamos na fase de digitaliza\u00e7\u00e3o, contar com a tecnologia ir\u00e1 acelerar o trabalho. Ap\u00f3s os documentos serem digitalizados e as fases terem sido entendidas, \u00e9 necess\u00e1rio definir em que ponto um registro ser\u00e1 considerado como arquivo morto.<\/p>\n\n\n\n<p>Aqui destacamos outra etapa no ECM, que \u00e9 a preserva\u00e7\u00e3o do conte\u00fado. Nela, definem-se os cuidados a longo prazo. Em outros termos, \u00e9 nesta fase que se define sobre o arquivamento, pensando sempre na prote\u00e7\u00e3o do conte\u00fado e no seu f\u00e1cil acesso para o caso de algu\u00e9m precisar do documento em quest\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>E sempre que um documento puder ser eliminado, o pr\u00f3prio sistema, que est\u00e1 ligado a um processo, pode enviar uma notifica\u00e7\u00e3o e um usu\u00e1rio respons\u00e1vel poder\u00e1 dar um fim definitivo a ele.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Mantenha sempre uma trilha de auditoria<\/h3>\n\n\n\n<p>Basicamente, por meio da trilha de auditoria dispon\u00edvel em software de ECM consegue-se saber quem fez o que em um documento em todo o seu ciclo de vida. Como comentamos, um arquivo morto pode ser aquele tipo de registro que voc\u00ea nunca mais ir\u00e1 visualizar, mas pode ser algo que ocasionalmente ser\u00e1 acessado.<\/p>\n\n\n\n<p>Principalmente para fins legais, \u00e9 muito importante que mesmo o arquivo sendo \u201cmorto\u201d sua empresa possa garantir que tem o controle sobre suas altera\u00e7\u00f5es ou at\u00e9 mesmo sobre as revis\u00f5es. Isso \u00e9 inclusive fundamental para quest\u00f5es de\u00a0compliance.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">E ent\u00e3o, chega de arquivo morto?<\/h2>\n\n\n\n<p>Se encontrar documentos \u00e9 um trabalho sem fim e armazen\u00e1-los requer um espa\u00e7o que sua empresa n\u00e3o tem, j\u00e1 passou da hora de considerar automatizar a gest\u00e3o documental da sua organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Caso um registro n\u00e3o tenha mais que ser guardado pela sua empresa, ent\u00e3o \u00e9 preciso elimin\u00e1-lo. Como fazer isso manualmente pode ser muito trabalhoso, sem contar que voc\u00ea corre o risco de eliminar algum documento que n\u00e3o podia ser descartado, a melhor maneira \u00e9 contar com a tecnologia.<\/p>\n\n\n\n<p>N\u00e3o perca tempo. Comece agora a preparar sua organiza\u00e7\u00e3o para essas e outras mudan\u00e7as. Entre em contato conosco. Estamos h\u00e1 disposi\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>(71) 3288-3223<\/p>\n\n\n\n<p>Grupo JRB<\/p>\n\n\n\n<p>comercial@grupojrb.com.br<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Quando uma empresa est\u00e1 nos seus primeiros anos, \u00e9 normal (apesar de n\u00e3o indicado) ela manter arquivos de clientes e fornecedores nas gavetas para serem acessados com apenas uma esticada da m\u00e3o. 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